Mẫu nội quy lao động 2026 và 7 lỗi khiến quyết định kỷ luật bị tuyên trái luật

Nội quy lao động là căn cứ duy nhất để doanh nghiệp xử lý kỷ luật người lao động, bên cạnh hợp đồng lao động và pháp luật lao động. Một nội quy thiếu nội dung, chưa có hiệu lực hoặc một quyết định kỷ luật sai trình tự có thể khiến doanh nghiệp thua kiện, phải nhận người lao động trở lại làm việc, bồi thường và chịu phạt hành chính đến 80 triệu đồng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/9/2026).

Bài viết đưa ra khung mẫu nội quy lao động và 7 lỗi thường gặp nhất trong thực tiễn tranh chấp.

1. Khung mẫu nội quy lao động 2026

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền (Điều 118, Điều 119 Bộ luật Lao động 2019). Nội quy cần có đủ 9 nhóm nội dung theo khoản 2 Điều 118. Dưới đây là khung chương mục đề xuất:

Chương	Nội dung chính
I. Quy định chung	Phạm vi, đối tượng áp dụng; giải thích từ ngữ; căn cứ ban hành
II. Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi	Giờ làm việc từng bộ phận, ca kíp; nghỉ giữa giờ; làm thêm giờ; nghỉ lễ, phép, việc riêng
III. Trật tự tại nơi làm việc	Phạm vi làm việc; trang phục; quy định ra vào; ứng xử nơi làm việc
IV. An toàn, vệ sinh lao động	Trang bị bảo hộ; quy trình vận hành; phòng cháy chữa cháy; báo cáo sự cố
V. Phòng, chống quấy rối tình dục	Định nghĩa hành vi; kênh tiếp nhận; trình tự xử lý; bảo vệ người tố cáo
VI. Bảo vệ tài sản, bí mật	Tài sản được giao; bí mật kinh doanh, công nghệ; sở hữu trí tuệ; dữ liệu cá nhân
VII. Tạm thời chuyển công việc khác	Các trường hợp được chuyển; thời hạn; tiền lương (Điều 29 BLLĐ)
VIII. Hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật	Bảng liệt kê từng hành vi tương ứng khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải
IX. Trách nhiệm vật chất	Các trường hợp bồi thường; mức, phương thức bồi thường
X. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật	Chức danh được ký quyết định kỷ luật, ủy quyền
XI. Điều khoản thi hành	Hiệu lực; phổ biến, niêm yết; sửa đổi, bổ sung

Ví dụ cách viết Chương VIII đúng:

Hành vi	Hình thức
Đi làm muộn từ 03 lần trở lên trong 01 tháng mà không có lý do chính đáng	Khiển trách
Tái phạm hành vi đã bị khiển trách trong thời gian chưa xóa kỷ luật	Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng
Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày, không có lý do chính đáng	Sa thải (khoản 4 Điều 125 BLLĐ)
Tiết lộ bí mật kinh doanh, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng	Sa thải (khoản 2 Điều 125 BLLĐ)

Quy trình đăng ký, hồ sơ và thời điểm nội quy có hiệu lực xem chi tiết tại bài thủ tục đăng ký nội quy lao động của Công ty luật LAWPRO.

2. Bảy lỗi khiến quyết định kỷ luật bị tuyên trái luật

Lỗi 1: Kỷ luật hành vi không có trong nội quy

Doanh nghiệp chỉ được xử lý kỷ luật đối với hành vi đã quy định trong nội quy, hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động (khoản 3 Điều 127 BLLĐ). Nội quy viết chung chung như “vi phạm nghiêm trọng quy định công ty” thì không thể dùng làm căn cứ sa thải. Riêng hình thức sa thải chỉ được áp dụng với các hành vi tại Điều 125 BLLĐ.

Mức phạt: 20 – 40 triệu đồng (điểm d khoản 3 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP); nếu đã sa thải, buộc nhận người lao động trở lại và trả đủ lương những ngày không được làm việc (điểm a khoản 4 Điều 25).

Lỗi 2: Áp dụng nội quy chưa có hiệu lực

Với doanh nghiệp từ 10 lao động, nội quy chỉ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký (khoản 1 Điều 121 BLLĐ). Nội quy chưa đăng ký, hoặc nội quy sửa đổi nhưng chưa đăng ký lại, chưa phải căn cứ hợp pháp để xử lý kỷ luật.

Mức phạt: 5 – 10 triệu đồng (điểm d khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

Lỗi 3: Không lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có (khoản 3 Điều 118 BLLĐ). Văn bản góp ý là một thành phần của hồ sơ đăng ký (Điều 120 BLLĐ).

Mức phạt: 5 – 10 triệu đồng (điểm c khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

Lỗi 4: Sai trình tự xử lý kỷ luật

Khoản 1 Điều 122 BLLĐ yêu cầu:

Doanh nghiệp phải chứng minh được lỗi của người lao động;
Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên;
Người lao động có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc người khác bào chữa; người dưới 15 tuổi phải có người đại diện theo pháp luật;
Việc xử lý phải được lập thành biên bản.

Trình tự cụ thể (thông báo họp, thành phần tham dự, biên bản, ban hành quyết định) được hướng dẫn tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Thiếu một bước, quyết định kỷ luật có thể bị hủy dù hành vi vi phạm là có thật.

Mức phạt: 5 – 10 triệu đồng (điểm đ khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

Lỗi 5: Hết thời hiệu xử lý kỷ luật

Thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm; 12 tháng với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh (khoản 1 Điều 123 BLLĐ). Quyết định kỷ luật phải được ban hành trong thời hiệu.

Lỗi 6: Kỷ luật người lao động đang trong thời gian được bảo vệ

Không được xử lý kỷ luật khi người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng, nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý; đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả điều tra, xác minh đối với hành vi tại khoản 1, 2 Điều 125; lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản; người lao động nuôi con dưới 12 tháng tuổi (khoản 4 Điều 122 BLLĐ).

Mức phạt: 20 – 40 triệu đồng (điểm e khoản 3 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

Lỗi 7: Phạt tiền, cắt lương hoặc áp dụng nhiều hình thức cho một hành vi

Pháp luật cấm dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật (khoản 2 Điều 127 BLLĐ). Mỗi hành vi chỉ bị áp dụng một hình thức kỷ luật; nhiều hành vi cùng lúc thì áp dụng hình thức cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất (khoản 2, khoản 3 Điều 122 BLLĐ). Các quy định kiểu “đi muộn trừ 200.000 đồng” trong nội quy là trái luật.

Mức phạt: 20 – 40 triệu đồng và buộc trả lại khoản tiền đã thu (điểm c, đ khoản 3, điểm d khoản 4 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

Lưu ý: các mức phạt trên áp dụng với cá nhân; doanh nghiệp là tổ chức bị phạt gấp 02 lần (khoản 1 Điều 6 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).

3. Hậu quả khi sa thải trái pháp luật

Ngoài phạt hành chính, khi bị Tòa án tuyên sa thải trái luật, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương và đóng bảo hiểm cho những ngày không được làm việc, cộng thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 41 BLLĐ). Nếu người lao động không muốn quay lại, doanh nghiệp còn phải trả trợ cấp thôi việc (khoản 2 Điều 41).

4. Checklist trước khi ký quyết định kỷ luật

Nội quy đã đăng ký và đã quá 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ?
Hành vi vi phạm có được liệt kê cụ thể trong nội quy hoặc hợp đồng lao động?
Có đủ chứng cứ chứng minh lỗi (biên bản, camera, email, lời khai)?
Còn trong thời hiệu 06 hoặc 12 tháng?
Người lao động có đang trong thời gian được bảo vệ (ốm, thai sản, nuôi con dưới 12 tháng…)?
Đã thông báo họp và mời đủ thành phần, gồm tổ chức đại diện người lao động?
Biên bản họp có đủ chữ ký; quyết định do đúng người có thẩm quyền ký?

5. Câu hỏi thường gặp

Có mẫu nội quy lao động chuẩn do Nhà nước ban hành không? Không. Pháp luật chỉ quy định các nội dung bắt buộc (khoản 2 Điều 118 BLLĐ, Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP); doanh nghiệp tự xây dựng phù hợp ngành nghề.

Đi làm muộn có bị trừ lương được không? Không được trừ lương như một hình thức xử phạt (khoản 2 Điều 127 BLLĐ). Doanh nghiệp chỉ không trả lương cho thời gian thực tế không làm việc và có thể xử lý kỷ luật nếu hành vi có trong nội quy.

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là bao lâu? 06 tháng; 12 tháng với vi phạm liên quan tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh (khoản 1 Điều 123 BLLĐ).

Sa thải trái luật phải bồi thường gì? Nhận lại người lao động, trả lương và bảo hiểm những ngày không được làm việc, cộng ít nhất 02 tháng lương (khoản 1 Điều 41 BLLĐ).

6. Căn cứ pháp lý

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (Điều 41, Điều 118 – Điều 127);
Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ (Điều 69, Điều 70);
Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội (Điều 6, Điều 25).

Tư vấn xây dựng nội quy và xử lý kỷ luật lao động

Doanh nghiệp cần rà soát nội quy hoặc đang chuẩn bị xử lý kỷ luật, sa thải có thể tham khảo dịch vụ luật sư tranh chấp lao động và tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp SME của Công ty Luật TNHH LawPro – Hotline: 0936 77 97 99 – Email: info@lawpro.vn.

Nguồn tham khảo: Công ty luật LAWPRO. Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 28/10/2026.